ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO
Funciones Auxiliar Administrativo del Estado
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¿Cuáles son las funciones de un Auxiliar Administrativo del Estado?
Un Auxiliar Administrativo del Estado realiza diferentes funciones en su día a día, entre ellas se encuentra la atención telefónica, telemática y presencial a las demandas de los ciudadanos, la gestión de archivos, además del manejo de datos en bases oficiales y cálculos matemáticos sencillos.
Resumen de las funciones de un Auxiliar Administrativo del Estado
| Categoría | Tareas |
|---|---|
Habilidades de Oficina | - Mecanografía avanzada. - Archivo y registro de documentos en diversos formatos. - Tramitación de expedientes administrativos relacionados con el área laboral. |
Competencias Digitales | - Uso eficiente de software de oficina y programas específicos de gestión. - Envío y gestión de correos electrónicos. - Escaneado y fotocopiado de documentos necesarios para el flujo de trabajo. |
Gestión de Tiempo y Organización | - Administración eficaz de calendarios y agendas de reuniones. - Planificación y coordinación de tareas y eventos. |
Comunicación y Servicio al Cliente | - Atención al público: tanto telefónicamente como en persona para resolver consultas y trámites. - Redacción de cartas; informes y boletines adaptados al contexto territorial y organizativo. |
Análisis y Documentación | - Realización de tareas de cálculo sencillo para la gestión de datos. - Estadísticas y clasificación de documentos según criterios establecidos. - Preparación de certificados y documentación oficial. |
Apoyo y Desarrollo Profesional | - Tareas de apoyo general en la unidad o departamento asignado. - Posibilidad de asumir responsabilidades adicionales y proyectos especiales según la capacitación y el rendimiento demostrado. |
¿Cuáles son las tareas específicas de un Auxiliar Administrativo del Estado
Los Auxiliares Administrativos se clasifican dentro del grupo C2. Esto supone que para presentarte a las oposiciones de Auxiliares Administrativos sólo necesitas contar con el título de Educación Secundaria Obligatoria (ESO) o una titulación equivalente (consulta aquí el resto de requisitos para optar a una plaza de Auxiliar del Estado)
Esto hace que las tareas encomendadas a los funcionarios de este cuerpo sean de tipo administrativo, labores de gestión sencillas que detallamos a continuación:
Mecanografía, archivo, registro o similares
Tu día a día, consistiría en el uso de diferentes programas informáticos, envíos de correos electrónicos, escaneado y fotocopia de documentos, gestión eficiente de calendarios, etc.
Además de estas funciones, es posible que desempeñes otras enfocadas al área territorial en el que te encuentres destinado, tales como: estadísticas y clasificación de documentos, redacción de cartas, informes o boletines.
Tareas de cálculo sencillo
Estas tareas pueden incluir la suma, resta, multiplicación y división de cifras en documentos contables, la elaboración de balances financieros básicos y la actualización de registros presupuestarios.
Los auxiliares utilizan herramientas como hojas de cálculo en Excel para organizar y presentar datos de manera clara y precisa, facilitando así el análisis de la información y la toma de decisiones.
Tramitación de expedientes administrativos
Esta función es un componente crucial en la gestión eficiente de los procedimientos dentro de las administraciones públicas, e implica la revisión, organización y seguimiento de diversos documentos necesarios para completar diferentes procesos administrativos.
Algunos ejemplos de trámites elaborados por los auxiliares administrativos son los certificados del área de personal, documentos que acreditan la situación laboral o administrativa de un empleado público; o la gestión de partidas de gastos, supervisando los documentos contables necesarios para asignar recursos a diferentes proyectos o actividades.
Atención al público
Que podrá ser tanto telefónica, respondiendo consultas y dudas generales de los ciudadanos orientadas al ámbito donde desarrolles tus funciones. Este tipo de atención es muy común en comisarias y oficinas del SEPE, donde se atiende previa cita para resolver trámites administrativos de diversa índole.
Tareas de apoyo
A menudo es posible que si muestras capacitación tus superiores te asignen tareas de más responsabilidad.
En definitiva, se trata de un perfil, muy enfocado a la atención ciudadana en sus distintas variantes. Y, aunque no todos los puestos lo requieran, si es cierto que la gran mayoría implican un contacto continuado con otras personas, así como una capacidad de comunicación y de dominio de las tareas que te permitirán ser eficiente y resolutivo en tu día a día.
Pulsa en el siguiente enlace si quieres más información sobre las Oposiciones Auxiliar Administrativo del Estado.
¿Dónde trabajan los Auxiliares Administrativos del Estado?
Las distintas tareas arriba mencionadas y otras específicas de cada puesto, son las que desarrolla a diario el cuerpo de Auxiliar del Estado en los diversos organismos adscritos a la Administración Estatal. Concretamente estos espacios se dividen en tres grandes áreas:
Órganos centrales
Los auxiliares administrativos del Estado que trabajan en los órganos centrales desempeñan sus funciones en los Ministerios y otras instituciones de la Administración Central. Estos órganos tienen su sede principal en Madrid y se encargan de establecer políticas nacionales, coordinar acciones interministeriales y administrar asuntos que afectan a todo el país.
Ejemplos de órganos centrales incluyen el Ministerio de Hacienda, el Ministerio de Educación y el Ministerio del Interior, cada uno con sus respectivas secretarías y direcciones generales que supervisan la implementación de políticas específicas.
Órganos territoriales
En los órganos territoriales, los auxiliares administrativos trabajan para representar y gestionar las funciones del Estado en las distintas Comunidades Autónomas y provincias. Estos órganos facilitan la descentralización administrativa, permitiendo que las decisiones y políticas se adapten a las necesidades locales.
Ejemplos de órganos territoriales son las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno, que operan en cada comunidad autónoma, garantizando la ejecución de políticas estatales a nivel regional.
Entidades y organismos dependientes de los anteriores
Los auxiliares administrativos también pueden trabajar en entidades y organismos dependientes de los órganos centrales y territoriales. Estos organismos tienen competencias específicas en áreas como el empleo, el medio ambiente, o la investigación científica.
Un ejemplo de estas entidades son las oficinas de la Seguridad Social, del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), las Jefaturas Provinciales de Tráfico o las Comisarías de Policía.
Conoce el día a día de un Auxiliar del Estado
Principalmente tu día a día estará muy enfocado a la atención al público, de forma telefónica o presencial. En este último caso, la atención podrá ser mediante cita previa o por orden de llegada. Dependerá del centro en el que desempeñes tus tareas.
Uno de los puestos más populares es quien nos atiende cuando vamos a realizar trámites en oficinas del SEPE, en las Jefaturas de Tráfico o en la Comisaría de Policía. Pues bien, esos trámites que estos trabajadores de la Administración pública nos ayudan a realizar, serán las que debas cumplir en tu día a día como funcionario.
Testimonio de la vida como Auxiliar Administrativo del estado, por Álvaro Clemente
Soy Álvaro Clemente, Auxiliar Administrativo del Estado, y te voy a contar un poco cómo es mi jornada laboral ¿vale? Empezamos tempranito, café en mano, echando un ojo a lo que tengo que hacer hoy: revisión del correo electrónico, citas, papeleo, llamadas…
La atención al público es lo mío. Ya sea al teléfono o cara a cara, cada persona que atiendo es un mundo. Tienes desde el señor que viene a renovar su DNI, hasta alguna persona inquieta con alguna incidencia a resolver. Es un no parar, pero me encanta, la verdad que no hay lugar para el aburrimiento.
Entre tanto, también me toca hacer cosas que gustan menos: el papeleo. Documentos por aquí, expedientes por allá. Mantener todo en orden es tarea complicada pero con la digitalización, ahora todo es más sencillo.
El ambiente con los compis es bastante bueno. Sí, hay días complicados pero compartimos las preocupaciones, nos ayudamos y al final todo fluye. Sobre todo cuando hay un movimiento nuevo, como por ejemplo un cambio de ley, un procedimiento distinto o actualizaciones de los programas informáticos que usamos.
Al final del día, lo que te llevas a casa es la satisfacción de haber ayudado a la gente, de haber aportado tu granito de arena para que las cosas rueden bien. No es solo un trabajo, es sentir que haces algo importante, aunque a veces te toque lidiar con algún que otro gruñón. Pero bueno, así es la vida en la Administración Pública y la verdad, es que me apasiona.
¿Quieres conocer las funciones de otros cuerpos del Estado?
Artículo escrito por:
Fundador de Administraciondejusticia.com
Hace 15 años, Javier vivió en sus propias carnes lo difícil que es opositar sin el apoyo de una academia, y se propuso unir al mejor equipo para ofrecer el material necesario, siempre actualizado y disponible en cualquier momento. Especialista en las Oposiciones de Justicia y de la Administración General del Estado.
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